Portrait professionnel Office Manager & Assistante de Direction

L'excellence opérationnelle au service de votre croissance.

Orchestration fluide des processus administratifs, RH et financiers pour entreprises ambitieuses. Libérez le potentiel de votre direction.

Parcours Professionnel

2020 — Présent

Office Manager Senior

TechVision Group • Paris (Hybride)

  • Pilotage rigoureux du budget de fonctionnement annuel (500k€), entraînant une réduction des coûts fixes de 15% via la renégociation stratégique des contrats fournisseurs clés.
  • Déploiement intégral d'un nouveau SIRH (Lucca/PayFit), digitalisant à 100% la gestion des congés, notes de frais et le suivi de la masse salariale pour 85 collaborateurs.
  • Structuration du processus d'onboarding complet, réduisant le temps d'intégration administratif de 4 jours à une demi-journée.
  • Organisation d'événements corporate d'envergure (séminaires annuels de 100+ personnes, team buildings trimestriels), gérant la logistique de A à Z.
2016 — 2020

Assistante de Direction C-Level

Groupe Horizon Immobilier • Lyon

  • Gestion complexe et mouvante de l'agenda de 3 Directeurs Généraux, incluant la planification de déplacements internationaux (visas, vols, hôtels, plannings de rencontres).
  • Préparation minutieuse des supports pour les Conseils d'Administration (présentations financières, reporting, rédaction des procès-verbaux officiels).
  • Supervision de la flotte automobile de l'entreprise (40 véhicules) et optimisation de la politique de voyage, générant 20% d'économies.
  • Filtrage et traitement confidentiel des communications stratégiques, assurant le rôle de point de contact privilégié pour les partenaires externes majeurs.
2013 — 2016

Coordinatrice Administrative

EcoLogis Solutions • Annecy

  • Automatisation du cycle de facturation client via l'implémentation de macros Excel, réduisant les délais de recouvrement de 45 à 25 jours en moyenne.
  • Centralisation et gestion des appels d'offres (constitution des dossiers administratifs, veille réglementaire, respect strict des deadlines).
  • Gestion des services généraux (achats fournitures, maintenance des locaux, gestion du courrier et accueil physique VIP).

Radar de Compétences

Outils & ERP

Suite Office / Microsoft 365 Expert
Outils RH (PayFit, Lucca, Alan) Avancé
ERP / Finance (QuickBooks, Pennylane) Avancé
CRM (Salesforce, Hubspot) Intermédiaire

Savoir-être & Langues

L'efficacité administrative repose avant tout sur des qualités humaines et organisationnelles solides.

Confidentialité absolue Gestion des priorités Résolution de problèmes Communication diplomate Proactivité Résistance au stress
Anglais (Professionnel - C1)
Espagnol (Opérationnel - B2)

Missions & Études de Cas

Espace de bureau moderne
Gestion de Projet Budgetisation

Déménagement Siège Social (500m²)

Pilotage intégral du transfert de bureaux pour 80 collaborateurs en plein cœur de Paris. Coordination des prestataires (architectes, déménageurs, IT), respect d'une enveloppe budgétaire stricte et garantie du zéro temps d'arrêt d'activité le jour J.

Écran affichant des graphiques de données
PayFit Lucca Conduite du changement

Déploiement SIRH & Digitalisation

Transition d'une gestion RH manuelle sur Excel vers une suite logicielle intégrée. Paramétrage des outils, formation des managers, et création des tutoriels internes. Résultat : gain de 15h/mois sur le traitement de la paie.

Documents sur une table de réunion
DocuSign SharePoint

Initiative "Bureau Zéro Papier"

Conception et mise en œuvre d'une politique de dématérialisation totale des contrats, factures et documents légaux. Structuration de l'arborescence cloud sécurisée et mise en place de la signature électronique systématique.

Recommandations

"Juliette est la clé de voûte de notre organisation. Sa capacité à anticiper les problèmes avant même qu'ils ne surviennent a sauvé plusieurs de nos lancements de produits. Une professionnelle rigoureuse et d'une fiabilité à toute épreuve."

Portrait de manager

Marc Lemaire

CEO, TechVision Group

"Pendant 4 ans, j'ai pu m'appuyer sur Juliette les yeux fermés. Elle maîtrise l'art de simplifier l'agenda d'un dirigeant. Son tact, sa discrétion et son sens aigu des priorités en font une assistante de direction hors pair."

Portrait de directrice

Sophie Dubois

Directrice Générale, Groupe Horizon

"Le déploiement de notre nouvel ERP semblait être une montagne insurmontable. Juliette a pris le projet en main avec une méthodologie redoutable. Elle ne se contente pas d'exécuter, elle optimise en permanence nos façons de faire."

Portrait de collaborateur

Thomas Renault

CFO, TechVision Group

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