Portrait professionnel

Élodie Dubois

Office Manager & Assistante de Direction

Experte en coordination administrative et gestion des opérations avec plus de 8 ans d'expérience. Je transforme le chaos opérationnel en systèmes fluides et performants, permettant aux équipes dirigeantes de se concentrer sur leur cœur de métier. Orientée solutions, j'allie rigueur, diplomatie et innovation numérique.

Parcours Professionnel

2020 - Présent

Office Manager Senior

TechFlow Innovate, Paris
  • Implémentation de flux de travail digitaux automatisés (Notion, Zapier), réduisant le temps de traitement administratif de 40%.
  • Gestion autonome d'un budget de fonctionnement annuel de 2 millions d'euros avec optimisation des coûts fournisseurs (-15%).
  • Organisation et supervision de la transition vers le télétravail pour 150 employés (équipement, logistique, protocoles).
  • Coordination transversale entre les départements RH, Finance et IT.
2017 - 2020

Assistante de Direction Bilingue

Horizon Ventures, Lyon
  • Coordination complexe des agendas internationaux du CODIR, avec gestion des visas et des déplacements multisites.
  • Rédaction et diffusion des comptes rendus des conseils d'administration (bilingue Français/Anglais).
  • Pilotage du déploiement d'un nouveau CRM interne pour le suivi des relations partenaires et investisseurs.
  • Supervision de l'onboarding administratif de plus de 40 nouveaux collaborateurs.
2014 - 2017

Coordinatrice Administrative

Agence Créative Lumière, Bordeaux
  • Restructuration complète du système de classement physique et numérique (migration vers le Cloud sécurisé).
  • Négociation annuelle des contrats de prestation (ménage, fournitures, télécoms) générant 10% d'économies.
  • Gestion des notes de frais mensuelles et préparation des éléments de paie pour l'expert-comptable.

Radar de Compétences

Outils & Digitaux

Suite Microsoft 365 / Google Workspace 95%
Notion & Outils Collaboratifs (Asana, Trello) 90%
ERP / Outils Finance (Spendesk, SAP bases) 80%
CRM (Salesforce, HubSpot) 75%

Expertise Opérationnelle

Gestion de Projet & Événementiel 95%
Gestion Budgétaire & Achats 85%
Support RH & Onboarding 90%
Anglais Professionnel (C1) 90%

Soft Skills

Les qualités humaines indispensables pour naviguer dans des environnements exigeants et en constante évolution.

Résolution de problèmes Discrétion absolue Intelligence émotionnelle Gestion du stress Anticipation proactive Communication diplomate Adaptabilité

Études de Cas & Projets

Espace de travail moderne

Déploiement d'un Intranet Collaboratif

Face à une communication interne silotée, j'ai piloté la création d'un hub centralisant politiques RH, annuaires, et process internes. Formation de 50 utilisateurs et création des templates standards.

Notion Slack Loom
Analyse financière

Digitalisation des Notes de Frais

Remplacement d'un processus papier obsolète par une solution SaaS. Paramétrage des règles de validation, distribution des cartes virtuelles et réduction du temps de clôture comptable de 5 jours à 2 jours.

Spendesk Excel Avancé
Événement d'entreprise

Organisation Séminaire Annuel (200 pax)

Gestion de A à Z d'un séminaire de 3 jours à l'étranger. Recherche de lieu, négociation des prestataires, gestion des vols/transferts, et coordination sur place. Taux de satisfaction interne de 98%.

Asana Google Sheets
Réunion d'équipe

Refonte du Processus d'Onboarding

Création d'un parcours d'intégration fluide incluant collecte automatisée des documents légaux, commande automatisée du matériel IT, et planification des sessions de bienvenue.

Typeform Zapier

Formation & Certifications

Master Management et Administration

IAE Paris - Sorbonne Business School

Spécialisation en gestion des organisations et stratégie d'entreprise.

Certification PRINCE2 Foundation

AXELOS Global Best Practice

Méthodologie certifiée en gestion de projet structurée.

Ce qu'ils disent de moi

"Élodie a été le véritable pilier de notre organisation pendant 3 ans. Sa capacité à structurer l'information et à anticiper les besoins du CODIR est exceptionnelle. Elle gère la pression avec une sérénité impressionnante."

Marc Laurent

CEO, TechFlow Innovate

"Une capacité d'adaptation hors norme. Élodie sait fluidifier les relations inter-services et apporte toujours des solutions concrètes aux problèmes logistiques ou administratifs. Un atout majeur pour toute équipe dirigeante."

Sophie Thomas

Directrice des Ressources Humaines

"Rigueur, intégrité et proactivité définissent le travail d'Élodie. J'ai particulièrement apprécié son soutien sur le suivi budgétaire où sa maîtrise des outils digitaux a permis d'optimiser nos processus de validation."

Julien Moreau

Directeur Financier (CFO)

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